2.    Ablauf
1. Bildung von Gruppen mit drei oder zwei Personen
Die Beschreibung gilt für die meines Erachtens zu bevorzugenden 3er-Gruppen. In Gruppen mit zwei Personen entfällt die Rolle des Zeit- und Prozesswächters.
Kriterien für die Bildung der Gruppen ergeben sich aus der Struktur der Organisation und dem Bedarf der Beteiligten. So kann es Sinn machen, Subgruppen der Organisation zu übernehmen (Teams, Abteilungen, Arbeitsgruppen, Themengruppen) oder explizit zu mischen, wenn es viele Berührungspunkte zwischen den Subgruppen gibt.
2. Aufgabenstellung erklären und austeilen
3. Arbeitszeit
Als Arbeitszeit haben sich 10 Minuten pro Needback als durchschnittlich sinnvoll ergeben. Es sind immer wieder Gruppen auch schneller fertig, nutzen die überschüssige Zeit aber gerne für Austausch über in den Needbacks angerissene Themen. Sie schätzen es in der Regel dann sehr, endlich einmal Zeit für die Themen zu haben.
In einer 3er-Gruppe ergeben sich sechs Einzel-Needbacks und damit eine Dauer von 60 Minuten. Je nach zur Verfügung stehender Zeit können mehrere Einzel-Needback-runden nacheinander durchgeführt werden.
4. Aufgaben des Supervisors/der Supervisorin in der Arbeitsphase
In der Arbeitsphase geht der Supervisor durch die Kleingruppen und stellt sich für Fragen oder schwierige Situationen zur Verfügung. Wenn erforderlich, präzisiert er die Aufgabenstellungen, macht auf die Zeit aufmerksam, gibt Hinweise zum Prozess, unterstützt bei Formulierungen und so weiter.
5. Auswertung im Plenum
Mögliche Auswertungsfragen u.a.:
•    Wie geht es Ihnen jetzt im Vergleich zum Zeitpunkt vor dem Einzel-Needback?
•    Was war überraschend, und was haben Sie so erwartet?
•    Was ist neu für Sie?
•    Was könnte diese Übung für das Team bedeuten?
•    In welcher 3er-Konstellation würden Sie gerne das nächste Einzel-Needback machen?
Einzel-Needback
Aufgabenstellung

1. In Ihrer Gruppe werden Sie drei Needback-Runden durchführen. In jeder Runde ist eine Person A, eine Person B und eine C. Diese drei Rollen werden in jeder Runde gewechselt, sodass jede Person ein Mal in jeder Rolle war.
2. Jede Runde läuft gleich ab: A stellt B folgende Fragen:
•    Was habe ich bisher von dir bekommen, was mir die Erfüllung meiner Aufgaben ermöglicht oder/und erleichtert?
•    Was brauche ich von dir, was mir die Erfüllung meiner Aufgaben ermöglicht oder/und erleichtert?
Nach der Beantwortung der Fragen überlegen A und B jeweils kurz, welches Gefühl sie beim Sprechen beziehungsweise beim Zuhören hatten und tauschen sich darüber aus.
Anschließend stellt B die Fragen an A und es werden anschließend wieder die Gefühle ausgetauscht.
3. Die Beantwortung der Fragen erfolgt dabei nach einer bestimmten Regel: Nach jedem Satz wiederholt die Person, der etwas gesagt wurde, das Gesagte so, wie sie es verstanden hat. Wird der Inhalt von der Person, die es gesagt hat, bestätigt, kann es weitergehen.
4. In einer Runde hat jedes Paar 10 Minuten Zeit. Eine Runde dauert also maximal 20 Minuten.
5. Die Aufgabe von C besteht jeweils darin, auf die Aufgabenstellung zu achten, ggfs. die Fragen vorzulesen und die Zeit konsequent einzuhalten.
6. Ist eine Runde absolviert, werden die Rollen A, B und C für die nächste Runde vergeben.